Assalammualaikum dan salam sejahtera,

Tahukah anda, di dalam buku Yes You Can tulisan Jack Collis, mesyuarat diletakkan sebagai pembazir masa yang ketujuh paling besar di dunia. Namun demikian, bukan semua mesyuarat merupakan pembazir masa. Saya sendiri setiap kali diberitahu akan ada mesyuarat, rasa malas nak menghadirinya, bukannya apa, kalau setiap minggu kadangkala lebih dari sekali mesyuarat, masa banyak terbuang begitu sahaja.

Di bawah ini beberapa cadangan yang telah berjaya membantu ramai individu mengawal masalah yang diperkatakan ini :

• Adakan mesyuarat hanya apabila penting sahaja.

• Edarkan agenda kepada semua pihak yang berkepentingan sebelum mesyuarat diadakan supaya mereka yang menghadirinya mempunyai masa untuk menimbang sumbangan yang boleh diberikan.

• Hantarkan agenda muktamad serta senarikan semua perkara yang akan dibincangkan menurut susunan kepentingannya. Peruntukkan masa bagi setiap perkara dan pastikan agenda mesyuarat berkenaan dipatuhi. Sertakan bersama agenda mesyuarat maklumat yang diperlukan oleh hadirin untuk memudahkan perbincangan diadakan. Andainya ia tidak disertakan, mintalah agar ia disediakan dan pada waktu yang sama, jelaskan bahawa andainya kaedah ini di amalkan, perbincangan akan menjadi lebih relevan dan dapat memendekkan masa mesyuarat.

• Jemput hanya mereka yang perlu sahaja. Bagi mereka yang hanya perlu hadir pada waktu-waktu tertentu dalam sesuatu mesyuarat itu, jemputlah mereka pada waktu yang dimaksudkan sahaja. Setelah selesai bahagian masing-masing, mereka bolehlah meninggalkan mesyuarat berkenaan.

• Apabila menghadiri sesuatu mesyuarat, mintalah agar perbincangan yang diadakan dihadkan kepada hal-hal semasa sahaja.

• Galakkan mereka yang mengendalikan mesyuarat supaya mengadakan sesi pelan tindakan secara ringkas sebelum mesyuarat berkenaan ditangguh. Tujuan sesi ini ialah untuk memastikan semua yang perlu diambil, siapa yang akan bertanggungjawab untuk membuat apa, apa yang perlu dibuat, bilakah sesuatu tindakan itu perlu dibuat dan siapakah yang perlu dimaklumkan setelah ianya siap.

• Hantarkan satu salinan minit mesyuarat berkenaan kepada mereka yang tidak menghadirinya tetapi mempunyai kaitan dengan perkara-perakra yang dibincangkan. Ini akan mendorong lebih banyak orang untuk tidak menghadiri mesyuarat dan hanya  berpuas hati dengan minit yang diterima sahaja.

Kesimpulan

Apabila prosedur-prosedur ini ditetapkan dan diamalkan secara tegas, tidak banyak lagi mesyuarat yang perlu diadakan dan seterusnya tidak banyak lagi masa yang perlu dihabiskan kerana mesyuarat, serta tidak ramai lagi orang yang ingin menghadiri mesyuarat.

Salam usahawan,

Mazlie Nadzri

p/s: Dapatkan ebook Panduan & Teknik Rahsia Ebay disini dan mulakan perniagaan anda di internet tanpa bersusah payah menghantar, membungkus dan menyediakan stok.

p/p/s : Nantikan artikel seterusnya daripada saya, ada benda percuma saya nak berikan kepada anda yang bernilai RM60 tapi dengan syaratla. Apa syaratnya? Tunggu. Sentiasa kunjungi blog ni ya